Office Manager (m/w/d) – mit Perspektive People Operations

Über die Position

Du bist die zentrale Anlaufstelle für unser Berliner Office und übernimmst schrittweise Aufgaben aus People Operations. Der Fokus liegt zu etwa 70 % auf Office Management, die restlichen 30 % auf People‑Ops mit Entwicklungsperspektive.

Hauptaufgaben

• Empfang von Gästen, Post, Lieferungen und Verwaltung von Meetingräumen und Gemeinschaftsflächen.
• Koordination von Dienstleistern (Vermieter, Reinigung, Handwerker, Getränke‑ und Snacklieferanten).
• Verwaltung von Zugängen, Schlüsseln und Arbeitsplätzen, Vorbereitung von Arbeitsplätzen für neue Kolleg:innen.
• Bestellwesen für Bürobedarf, Prüfung von Rechnungen und Budgetkontrolle.
• Organisation von Team‑Events, Offsites, Sommerfest und Weihnachtsfeier inklusive Logistik.
• Unterstützung bei Onsite Weeks für remote arbeitende Kolleg:innen.
• Vorbereitung von Onboardings, Pflege von Personalakten und Stammdaten in Personio.
• Unterstützung im Recruiting (Interview‑Koordination) und Mitarbeit an People‑Projekten.

Anforderungsprofil

• Verhandlungssicheres Deutsch und gutes Englisch.
• Erste Berufserfahrung im Office Management, Assistenz, Empfang, Hotellerie oder Eventbereich oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
• Organisationstalent, Eigeninitiative und Diskretion im Umgang mit Personaldaten.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (Google Workspace, Slack, Notion) und Bereitschaft, neue Systeme zu erlernen.
• Echtes Interesse an HR‑Themen und Motivation, diesen Bereich schrittweise zu entwickeln.

Erforderliche Kenntnisse

• Erfahrung mit Personio oder ähnlichen HR‑Systemen (Pluspunkt).
• Grundverständnis für Rechnungsprüfung und Budgetkontrolle.
• Erfahrung in der Organisation von Team‑Events.

Was wir bieten

• Gestaltungsspielraum beim Aufbau des Office Managements.
• Klare Perspektive zur Weiterentwicklung in People Operations.
• Neues MacBook als Arbeitsgerät.
• Regelmäßige Offsites und Team‑Events.
• Unbefristeter Vertrag in einem gut finanzierten Unternehmen.
• Gehalt 40.000–45.000 € brutto/Jahr (40 Std./Woche, anteilig bei Teilzeit).