Office Manager (w/m/d)

Über die Position

Als Office Manager (w/m/d) unterstützen Sie die Niederlassungsleitung und sämtliche internen Abteilungen unserer stark wachsenden Münchner Niederlassung. Sie sorgen für reibungslose Büroabläufe und tragen maßgeblich zu einer erstklassigen Kunden- und Kandidatenerfahrung bei.

Hauptaufgaben

• Eigenständige Steuerung der täglichen Office‑Abläufe, inkl. Meeting‑Raum‑Vorbereitung, Terminorganisation und Post‑/Dokumentenmanagement.
• Professionelles Empfangs‑ und Kommunikationsmanagement (Telefon, E‑Mail).
• Bedarfsmanagement und Beschaffung von Büro‑ und Verbrauchsmaterialien.
• Organisation von Meetings, Kundenterminen, Business‑Trips sowie internen und externen Events.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Reports und Protokollen.
• Administrative Unterstützung des Vertriebs und des Leadership‑Teams.
• On‑ und Off‑boarding‑Support sowie zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende.
• Schnittstellen‑Management zu HR, IT, Legal, Marketing und externen Partnern.
• Proaktives Prozess‑ und Optimierungsmanagement.
• Unterstützung im Recruiting durch Pflege von Stellenanzeigen.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Business Administration/Office‑Management oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Erfahrung im Office‑Management oder einer ähnlichen administrativen Rolle.
• Ausgeprägte Service‑ und Dienstleistungsmentalität, hohe Eigeninitiative und professionelles Auftreten.
• Strukturierte, organisierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Starke Kommunikations‑ und Teamfähigkeit.
• Hands‑on‑Mentalität und proaktive Herangehensweise.
• Fließende Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS‑Office‑Anwendungen.
• Erfahrung mit modernen Kollaborationstools (z. B. Microsoft Teams, Slack).

Was wir bieten

• Exzellente Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Innovative Technologien und ein dynamisches Team.
• Attraktive Benefits und ein modernes Arbeitsumfeld.