Reception & Office Coordinator (m/w/d)

Über die Position

Als Reception & Office Coordinator sind Sie die erste Anlaufstelle für nationale und internationale Gäste sowie Mitarbeitende. Sie repräsentieren das Unternehmen professionell und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft eines modernen Investmentumfelds.

Hauptaufgaben

• Empfang von Gästen und Mitarbeitenden, professionelle Repräsentation des Unternehmens
• Organisation und Betreuung von Meetings, Workshops und kleineren Veranstaltungen inkl. Raumplanung und Catering‑Abstimmung
• Administrative Unterstützung des Teams, Termin‑ und Reiseorganisation
• Steuerung zentraler Prozesse wie Postbearbeitung, E‑Mail‑Postfach, Kurier‑ und Paketservices
• Office Management: Bestellwesen, Koordination externer Dienstleister und Sicherstellung eines professionellen Arbeitsumfelds

Anforderungsprofil

• Ausbildung im Hotelfach oder einschlägige Erfahrung im professionellen Empfang, Front Office oder Client Services
• Erfahrung im internationalen Umfeld, z. B. in einer Kanzlei, Beratung oder einem Professional‑Services‑Unternehmen
• Professionelles Auftreten, ausgeprägte Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Menschen
• Sehr gute Deutsch‑ und fließende Englischkenntnisse
• Organisationsstärke, Hands‑on‑Mentalität und Teamgeist

Erforderliche Kenntnisse

• Erfahrung im Empfangs‑ und Office‑Umfeld
• Kenntnisse in der Koordination von Meetings und Veranstaltungen
• Umgang mit Post‑ und Paketservices sowie externen Dienstleistern

Was wir bieten

• Modernes internationales Investmentumfeld mit professioneller Unternehmenskultur
• Abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle von Empfang, Organisation und Office Support
• Strukturierte Arbeitszeiten ohne klassischen Schichtdienst
• Modernes Office im Herzen Münchens