Reception & Office Coordinator (m/w/d) – Private Equity, München

Über die Position

Als Reception & Office Coordinator (m/w/d) sind Sie die erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste und Geschäftspartner einer internationalen Private‑Equity‑Gesellschaft in München. Sie sorgen für einen professionellen ersten Eindruck und unterstützen das Assistenzteam bei der täglichen Büroorganisation.

Hauptaufgaben

• Empfang von Mitarbeitenden, internationalen Gästen und Geschäftspartnern, Sicherstellung eines herzlichen ersten Eindrucks
• Koordination von Meetingräumen, Caterings, internen Veranstaltungen und Events
• Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs sowie Organisation von Kurier‑ und Paketdiensten
• Bestellwesen, Büroorganisation und Ausstattung des Offices
• Koordination externer Dienstleister, Handwerker und Hausverwaltung
• Unterstützung des Assistenzteams bei administrativen Aufgaben und, bei Bedarf, bei der Organisation von Geschäftsreisen
• Einbringen von Ideen zur Optimierung von Abläufen und Prozessen

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung in der Hotellerie oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Empfang, Office Management oder ähnlichen Bereichen
• Idealerweise Erfahrung im Unternehmensumfeld (Kanzlei, Beratung, Investmentgesellschaft, Bank, Family Office)
• Professionelles Auftreten, hohe Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Menschen
• Strukturiertes und organisiertes Arbeiten auch in einem dynamischen Umfeld
• Sichere Kommunikation in Deutsch und Englisch

Erforderliche Kenntnisse

• Grundkenntnisse in der Organisation von Geschäftsreisen und Veranstaltungen
• Umgang mit Bürosoftware und -systemen (z. B. E‑Mail, Kalender, Office‑Pakete)

Was wir bieten

• Vielseitige und verantwortungsvolle Position mit zentraler Rolle im Unternehmen
• Abwechslungsreiche Aufgaben im Empfang, Office Management, Eventorganisation und Office Services
• Internationales und professionelles Arbeitsumfeld im Private‑Equity‑Sektor
• Modernes Büro in attraktiver Lage in München