Verwaltungsmitarbeiter Empfang & Administration (w/m/div.)

Über die Position

Als Verwaltungsmitarbeiter in Empfang & Administration sind Sie das erste Gesicht unseres Unternehmens und sorgen für einen reibungslosen Ablauf am Standort Heidehof in Stuttgart. Sie verbinden Serviceorientierung mit administrativen Aufgaben und tragen maßgeblich zur positiven Wahrnehmung bei.

Hauptaufgaben

• Empfang von Gästen, Besuchern und Veranstaltungsteilnehmern, Telefonzentrale bedienen und als zentrale Ansprechperson fungieren.
• Koordination von Raumbuchungen, Organisation von Veranstaltungen inklusive Catering‑Abstimmung.
• Erfassung, Pflege und Fakturierung von Veranstaltungs‑ und Dienstleistungsdaten.
• Unterstützung der Buchhaltung: Prüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen, Vorbereitung von Zahlungsfreigaben und Klärung von Rechnungsdifferenzen.
• Erfassung abrechnungsrelevanter Daten im SAP‑System.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Empfangs‑, Front‑Desk‑ oder Servicebereich, idealerweise mit administrativen Aufgaben.
• Grundverständnis buchhalterischer Prozesse und erste Berührungspunkte mit Rechnungsprüfung.
• Selbstständige, serviceorientierte Arbeitsweise und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS‑Office‑Programmen.
• Erste Erfahrung im Umgang mit SAP oder vergleichbaren ERP‑Systemen.

Was wir bieten

• Ein dynamisches Arbeitsumfeld in einem internationalen Unternehmen.
• Vielfältige Aufgabenbereiche mit Entwicklungspotenzial.
• Ein engagiertes Team und moderne Arbeitsbedingungen.