Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Über die Position

Das Ingenieurbüro Professor Dr.-Ing. Vogt Planungsgesellschaft mbH in Leipzig sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) in Vollzeit. Die Stelle umfasst die Organisation und Koordination aller Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung sowie administrative Aufgaben als Schnittstelle zum BKW-Konzern. Das Unternehmen ist seit 25 Jahren erfolgreich am Markt und seit 2018 Teil von BKW Engineering.

Hauptaufgaben

• Organisation und Koordination sämtlicher Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei vertraulichen, geschäftsrelevanten und personalbezogenen Themen
• Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie der E-Mail- und Telefonkorrespondenz
• Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern
• Vorbereitung, Verwaltung und Nachverfolgung von Unterlagen, Dokumenten, Terminen und Fristen
• Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren
• Koordination kleinerer Projekte und organisatorische Sonderaufgaben
• Bestellungen organisieren und allgemeine betriebliche Abläufe unterstützen
• Mitwirkung bei Aufgaben in Datenschutz und Qualitätsmanagement (QM)

Anforderungsprofil

• Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung, im Sekretariat oder in einer vergleichbaren Position
• Gute Kenntnisse in Büroorganisation, Verwaltung und kaufmännischer Sachbearbeitung
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent
• Hohe Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift