Executive Assistant (m/w/d) – rechte Hand der Inhaberin

Über die Position

Wir suchen ab sofort eine engagierte Executive Assistant (m/w/d) für unsere Inhaberin Anna Ruhland am Standort München. In dieser Schlüsselrolle unterstützen Sie die Geschäftsführung sowohl strategisch als auch operativ und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf der ALL IN Group bei.

Hauptaufgaben

• Eigenständige Verwaltung des Kalender- und E‑Mail‑Managements sowie die Koordination von internen Projekten.
• Priorisierung von Aufgaben, Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen und proaktive Antizipation von Anforderungen.
• Zentrale Schnittstelle zu den Fachbereichen HR, Finance, Data & KI sowie Produktion, um Projekte reibungslos zu steuern.
• Professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern und schnelle Reaktion auf dringende Themen.
• Umgang mit unvorhergesehenen Herausforderungen bei kühlem Kopf und lösungsorientierter Haltung.

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position.
• Ausgezeichnete Kenntnisse der Google Workspace‑Anwendungen und sichere Kalenderorganisation.
• Unternehmerisches Denken, vorausschauendes Handeln und die Bereitschaft, Themen eigenverantwortlich zu übernehmen.
• Hohe Diskretion, Präzision und Verbindlichkeit auch unter hohem Druck.
• Selbstständiger Einsatz von KI‑Tools zur Optimierung von Workflows.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.

Erforderliche Kenntnisse

• Google Workspace (Gmail, Kalender, Docs, Sheets, Slides).
• KI‑Tools zur Prozessautomatisierung.

Was wir bieten

• Ein dynamisches Umfeld in einem wachsenden E‑Commerce‑Familienunternehmen.
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Einblick in alle Unternehmensbereiche.
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen.
• Moderne Arbeitsbedingungen im Herzen Münchens.