Executive Assistant (m/w/d) – Vollzeit

Über die Position

Wir suchen ab sofort eine:n Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit, die/der die Geschäftsführung von Editorial Hub in Frankfurt am Main im Tagesgeschäft unterstützt. Die Position ist zentral für die Koordination von Terminen, Projekten und internen sowie externen Kommunikationsströmen.

Hauptaufgaben

• Kalender-, Reise- und E‑Mail‑Management inklusive Vor- und Nachbereitung von Terminen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen.
• Servieren als Kommunikationsdrehscheibe zwischen Geschäftsführung, Redaktionen, Vertrieb, Marketing, externen Partnern und Gesellschaftern.
• Planung, Tracking und Follow‑up bereichsübergreifender Projekte wie Launches, Events und Prozessoptimierungen.
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen sowie Markt‑ und Wettbewerbsrecherchen.
• Dokumenten‑ und Vertragsorganisation, einfache Budget‑ und Vertragsvorbereitung in Abstimmung mit Legal und Finance.
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen und Kontrolle von Fristen und Maßnahmen.

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Teamassistenz oder PMO, idealerweise in Verlag, Medien, Agentur oder einem dynamischen KMU.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Qualitätsansprüche, Proaktivität und Diskretion.
• Souveräne Kommunikation in Deutsch (C2) und sehr gutes Englisch (mind. B2/C1).
• Sicherer Umgang mit MS 365 und Google Workspace.

Erforderliche Kenntnisse

• Erfahrung mit Projekt‑/Task‑Tools (z. B. Asana, Trello, Notion) von Vorteil.

Was wir bieten

• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit 30 Tagen Urlaub.
• Flexibles Arbeiten: Gleitzeit und hybrides Modell.
• Moderne Arbeits‑ und Kollaborationstools.
• Möglichkeiten zur Weiterbildung und persönliche Entwicklung.
• Mobilitätszuschuss und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen.