Executive Assistant (Office Management)

Über die Position

Als Executive Assistant unterstützen Sie das Office Management eines internationalen Finanzdienstleisters in München. Sie arbeiten in einem dynamischen Umfeld mit flachen Hierarchien und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des Büroalltags bei.

Hauptaufgaben

• Organisation und Pflege des gesamten Office‑Bereichs inkl. Empfang, Meetingräumen, Küche, Bestellungen und Koordination von Dienstleistern.
• Planung, Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen sowie Erstellung von Reiseplänen, Abrechnungen und Reisedokumenten.
• Betreuung von Gästen, Telefon- und E‑Mail‑Anfragen sowie Schaffung einer einladenden Empfangsatmosphäre.
• Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen inklusive Auswahl von Locations, Budgetverwaltung und Dienstleistermanagement.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS‑Office‑Anwendungen.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil.

Was wir bieten

• Flache Hierarchien und ein internationales Arbeitsumfeld.
• Vielfältige Aufgaben im Office Management.
• Möglichkeit zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung.