Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

Über die Position

Als Executive Assistant to the CEO (m/w/d) unterstützen Sie den Geschäftsführer Paul Kaffsack im operativen und strategischen Tagesgeschäft. Sie sorgen für reibungslose Abläufe, strukturierte Kommunikation und professionelle Organisation auf Executive‑Level.

Hauptaufgaben

• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Abteilungen sowie externen Partnern und Kunden.
• Proaktive Unterstützung des Geschäftsführers im operativen und strategischen Tagesgeschäft.
• Steuerung und Koordination von Terminen, Meetings, Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung, Kalender‑ und E‑Mail‑Management.
• Aufbereitung von Entscheidungen durch Präsentationen, Analysen, Reportings und Auswertungen.
• Professionelle Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings und Events, inkl. Protokollführung und To‑Do‑Nachverfolgung.
• Planung, Begleitung und Steuerung strategischer sowie operativer Projekte.
• Pflege von Kunden- und Geschäftspartnerbeziehungen.
• Verwaltung und Prüfung von Freigaben, Auslagen sowie Ein‑ und Ausgangsrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung.
• Unterstützung bzw. Vertretung des Team Assistant im Office‑Management.

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung oder vergleichbarer Position, idealerweise im Executive‑ oder Vorstandsumfeld.
• Strukturiertes, eigenständiges Arbeiten und Überblick auch in anspruchsvollen Situationen.
• Professionelles, diskretes Auftreten und souveräne Kommunikation auf allen Ebenen.
• Exzellente Deutsch‑ und Englischkenntnisse.
• Hohe Flexibilität, schnelle Auffassungsgabe, Hands‑on‑Mentalität und Teamspirit.

Erforderliche Kenntnisse

• Umgang mit KI‑Tools und Prompt Engineering zur Effizienz‑ und Outcome‑Optimierung.

Was wir bieten

• Internationales Team in einer zukunftssicheren Branche.
• Überdurchschnittliches Gehalt und 30 Tage bezahlten Urlaub.
• Strukturiertes Onboarding, regelmäßige Trainings und flexible Arbeitszeiten.
• Zentrales, hundefreundliches Büro mit Dachterrasse, ergonomischen Arbeitsplätzen, subventionierter Kantine und frischem Obst.