Executive Assistant (w/m/d) to the CEO

Über die Position

Als Executive Assistant (w/m/d) unterstützen Sie den CEO und das Gründerteam eines schnell wachsenden Berliner Scale‑ups im Bereich Kult‑Gastronomie. Sie arbeiten eng mit der C‑Suite zusammen und tragen maßgeblich zur effizienten Organisation des Tagesgeschäfts sowie zu strategischen Expansionsprojekten bei.

Hauptaufgaben

• Umfassende organisatorische, kommunikative und operative Unterstützung des CEO und der C‑Suite.
• Professionelles Management eines komplexen Kalenders inkl. Planung von Meetings, Telefonaten und internationalen Reisen.
• Vollständige Reiseorganisation (Routenplanung, Buchungen, Unterlagen) und flexible Anpassung bei kurzfristigen Änderungen.
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung interner und externer Meetings inkl. Unterlagen, Teilnehmermanagement und Follow‑ups.
• Entgegennahme, Strukturierung und Weiterleitung von Telefonaten, Post und Korrespondenz.
• Erstellung, Prüfung und Nachverfolgung von Spesen‑ und Reisekostenabrechnungen.
• Unterstützung bei wiederkehrenden Meetings und projektbezogenen Aufgaben rund um Expansion und Standortentwicklung.

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion.
• Hohe Organisations‑ und Priorisierungsfähigkeit sowie eigenverantwortliches Arbeiten.
• Freude an Projektarbeit im Kontext von Expansion, Standortentwicklung und Strukturaufbau.
• Sicherer Umgang mit internationalen Reisen und Kalenderverwaltung.
• Ausgeprägtes Urteilsvermögen und klare Kommunikationsfähigkeiten.

Erforderliche Kenntnisse

• Office‑Management und administrative Prozesse.
• Kalender‑ und Reisemanagement.
• Kosten‑ und Spesenabrechnung.

Was wir bieten

• Attraktive Vergütung (ca. 65 000 – 70 000 EUR Jahresbrutto) mit 13. Monatsgehalt nach einem Jahr.
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung mit Aufstiegsperspektiven.
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Einbindung in zentrale Expansionsprozesse.
• Modernes Büro am Wasser in Berlin‑Friedrichshain/Mitte.
• Arbeitszeitkonto mit Möglichkeit zum Freizeitausgleich.