Fremdsprachenassistenz (w/m/d) an der Universität Potsdam

Über die Position

Wir suchen ab dem 01.11.2026 eine engagierte Fremdsprachenassistenz (w/m/d) für das Institut für Romanistik der Universität Potsdam. Sie unterstützen die beiden forschungsintensiven Professuren für Romanische Sprachwissenschaft in Lehre, Forschung und Verwaltung.

Hauptaufgaben

• Eigenständige Führung der Sekretariatsgeschäfte und Büroorganisation (Terminplanung, Korrespondenz, Postbearbeitung, Aktenablage, Protokollführung).
• Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln, Erstellung von Beschaffungsanträgen und Kontrolle der Mittelabflüsse.
• Administrative Unterstützung bei Personalangelegenheiten, Lehraufträgen, Tutorien sowie bei der Durchführung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen.
• Organisation, Koordination und Begleitung von Besprechungen, nationalen und internationalen Tagungen sowie weiteren Veranstaltungen.
• Betreuung internationaler Mitarbeitender, Promovierender und Gäste.
• Mitarbeit bei der Aufbereitung wissenschaftlicher Texte, Präsentationen und Publikationen.
• Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit und Pflege der Internetauftritte der Professuren.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement, als geprüfte/r Sekretär/in oder vergleichbare Qualifikation.
• Deutschkenntnisse mindestens Niveau C1 (GER) und nachgewiesene Kenntnisse einer Fremdsprache (Französisch, Spanisch, Italienisch oder Englisch) mindestens Niveau B2.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, sichere Orthographie und ausgeprägtes Organisationsgeschick.
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit.

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute PC‑Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS‑Office (Outlook, Word, Excel) sowie Typo3.
• Grundkenntnisse im haushaltsrechtlichen Bereich.

Was wir bieten

• Sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst.
• Work‑Life‑Balance durch geregelte Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
• Familienfreundliches Umfeld und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten.