Kaufmännische Sachbearbeitung Empfang & Administration (20‑25 Std./Woche)

Über die Position

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine kaufmännische Sachbearbeitung (m/w/d) für unseren Empfang in Fellbach in Teilzeit. In dieser zentralen Servicefunktion unterstützen Sie die Fachabteilungen organisatorisch und administrativ.

Hauptaufgaben

• Empfang und Betreuung von Besucher:innen sowie Telefon‑ und E‑Mail‑Korrespondenz
• Planung und Koordination von Jubiläumsfeiern, Veranstaltungen, Schulungen und Seminaren
• Organisation von Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnung
• Sicherstellung der Versorgung mit Büromaterial, Werbeartikeln und Firmengeschenken sowie Bearbeitung von Post und Paketsendungen
• Koordination der Hausmeisterbetreuung und Unterstützung bei organisatorischen Anliegen am Standort
• Unterstützung bei Handelsregister‑ und Gewerbeanmeldungen, Notarterminen und weiteren administrativen Gesellschaftsthemen
• Bearbeitung und Koordination von Ausschreibungen in Abstimmung mit den Fachbereichen

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Berufserfahrung in einer Service‑, Assistenz‑ oder Koordinationsfunktion
• Ausgeprägte Affinität zu künstlicher Intelligenz und digitalen Werkzeugen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationstalent, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Priorisierungsfähigkeit
• Hohes Serviceverständnis, Eigeninitiative und Gespür für wirkungsvolle Entlastung der Fachabteilungen

Erforderliche Kenntnisse

• Kenntnisse im Umgang mit digitalen Tools und KI‑basierten Anwendungen
• Grundlegende Erfahrung mit Bürosoftware (z. B. MS Office)

Was wir bieten

• Sicherer, unbefristeter Arbeitsplatz mit Tarifbindung (IG Metall Elektrohandwerk)
• 30 Tage Urlaub bei Vollzeit, flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten nach Absprache
• Umfangreiche Sozial‑ und Zusatzleistungen (Corporate Benefits, vergünstigte VINCI‑Aktien, Bike‑Leasing, Prämie für Mitarbeiterempfehlungen)
• Kurzfristige Entscheidungswege und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Strukturen zu verbessern