Mitarbeiter/in Front-Office (IFM) (m/w/d)

Über die Position

Als zentrale Anlaufstelle unseres Hauses gestalten Sie aktiv den ersten Eindruck für Besucherinnen und Besucher. Sie arbeiten im internen Facility Management und sorgen dafür, dass der Empfangsbereich reibungslos und serviceorientiert funktioniert.

Hauptaufgaben

• Freundlicher Empfang und Begrüßung von Besucherinnen und Besuchern sowie Steuerung des Personenverkehrs.
• Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen mit professionellem Auftreten.
• Unterstützung bei Formularen, Anträgen und Terminvereinbarungen.
• Aufnahme und Weiterleitung von Wünschen, Hinweisen oder Mängeln an zuständige Stellen.
• Administrative und organisatorische Tätigkeiten im Hintergrund, z. B. Büroorganisation und Dokumentenmanagement.
• Koordination mit Zentralem Kundenservice und Fachbereichen sowie enge Abstimmung mit der Bereichs‑ bzw. Objektleitung.
• Mitarbeit bei Rechnungs‑ und Auftragsbearbeitung sowie Unterstützung der Bürohausverwaltung.

Anforderungsprofil

• Ausgeprägte Service‑ und Kommunikationsfähigkeit.
• Organisationstalent und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren.
• Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit im täglichen Einsatz.
• Freundliches und sicheres Auftreten am Telefon und im persönlichen Kontakt.
• Teamfähigkeit und Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen.

Erforderliche Kenntnisse

• Kenntnisse im Bereich Empfangs- und Besucherempfangsprozesse.
• Grundlegendes Verständnis von Büroorganisation und administrativen Abläufen.
• Erfahrung im Umgang mit internen Service‑ und Logistikprozessen des Facility Managements.