Office Coordinator (m/w/d) – München

Über die Position

Als Office Coordinator (m/w/d) im Investmentumfeld unterstützen Sie das Team einer internationalen Private‑Equity‑Gesellschaft in München. Sie sind die erste Ansprechperson und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag.

Hauptaufgaben

• Professioneller Empfang von Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und internationalen Gästen
• Koordination von Besprechungen, Veranstaltungen, Meetingräumen, Catering und technischer Ausstattung
• Verwaltung von Posteingang und -ausgang, Kurier‑ und Paketdiensten
• Unterstützung bei Geschäftsreisen, Terminabstimmungen und administrativen Tagesaufgaben
• Office‑ und Facility‑Management, Koordination externer Dienstleister, Handwerker und Hausverwaltung
• Bestellung und Verwaltung von Büro‑ und Verbrauchsmaterialien
• Enge Zusammenarbeit mit dem Assistenzteam und Einbringung von Optimierungsideen

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Hotellerie‑Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Front Office, Office Management oder einer serviceorientierten Position
• Idealerweise Erfahrung im Professional‑Services‑Umfeld, Beratung, Investmentgesellschaft oder gehobener Hotellerie
• Professionelles Auftreten, hohe Serviceorientierung und Freude am Gastgebersein
• Offene, unkomplizierte und positive Persönlichkeit, teamorientiert
• Strukturiertes und organisiertes Arbeiten bei wechselnden Prioritäten
• Souveräne Kommunikation in Deutsch und Englisch in einem internationalen Umfeld
• Hands‑on‑Mentalität und proaktive Arbeitsweise

Erforderliche Kenntnisse

• Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift

Was wir bieten

• Ein dynamisches Arbeitsumfeld in einer internationalen Private‑Equity‑Gesellschaft
• Vielfältige Aufgaben im Office‑ und Facility‑Management
• Möglichkeit, eigene Ideen zur Prozessoptimierung einzubringen