Office & Team Assistant (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Std./Woche)

Über die Position

Als Office & Team Assistant unterstützt du das Team und die Geschäftsführung der Nayoki GmbH bei allen administrativen Aufgaben und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag. Die Teilzeitstelle (25‑30 Std./Woche) bietet dir die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld einer Digitalagentur mitzuwirken.

Hauptaufgaben

• Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und externen Partnern sowie telefonische Erstansprache
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Kalenderpflege, Termin‑ und Reiseorganisation
• Vor‑ und Nachbereitung von Meetings, Einrichtung neuer Arbeitsplätze und Postbearbeitung
• Planung, Organisation und Nachbereitung von internen und externen Veranstaltungen, Workshops und Messeauftritten
• Koordination externer Dienstleister in den Bereichen Facility‑, Fuhrpark‑, Vertrags‑ und Versicherungsmanagement
• Übernahme von Aufgaben in Betriebsmedizin, Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz sowie Funktion als Sicherheitsbeauftragte:r

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Teamassistenz, Eventmanagement oder Hotellerie/Tourismus
• Ausgeprägte Organisations‑ und Serviceorientierung, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative, Flexibilität, Hands‑on‑Mentalität und proaktives Denken
• Vertrauenswürdiges, professionelles Auftreten und sehr gute kommunikative Fähigkeiten
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen digitalen Tools

Was wir bieten

• Abwechslungsreiche Teilzeitposition mit Gestaltungsspielraum
• Dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzuentwickeln
• Regelmäßige Präsenz im Office (fünf Tage pro Woche) mit vereinbarten Home‑Office‑Optionen