Reception & Office Services Specialist (m/w/d)

Über die Position

Als Reception & Office Services Specialist sind Sie die erste Anlaufstelle für nationale und internationale Gäste, Mandanten und Dienstleister. Sie repräsentieren das Unternehmen professionell und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des Büroalltags bei.

Hauptaufgaben

• Empfang und Betreuung von Besuchern in deutscher und englischer Sprache
• Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Telefonate
• Koordination von Konferenzräumen, Catering und technischer Vorbereitung von Video‑ und Telefonkonferenzen
• Organisation und Begleitung interner sowie externer Veranstaltungen
• Bestellung und Verwaltung von Büro‑ und Verbrauchsmaterialien
• Eigenständige Buchung von Bahn‑, Hotel‑ und Reiseleistungen
• Koordination von Gästeparkplätzen, Zugangskarten sowie Taxi‑ und Limousinenservices inkl. Rechnungsprüfung
• Pflege administrativer Übersichten, Listen und Daten
• Betreuung von Rahmenverträgen mit Hotels, Eventlocations und Dienstleistern

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z. B. gehobene Hotellerie)
• Erste Berufserfahrung im internationalen Umfeld, idealerweise in einer Wirtschaftskanzlei, Unternehmensberatung oder im Bankensektor
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Serviceorientierung und hohes Organisationsgeschick
• Strukturierte, verantwortungsbewusste und zuverlässige Arbeitsweise
• Souveränes und professionelles Auftreten im Umgang mit Menschen

Erforderliche Kenntnisse

• Umgang mit Telefonanlagen und Empfangssystemen
• Erfahrung in der Organisation von Meetings, Events und Reisebuchungen
• Kenntnisse im Umgang mit Büro‑ und Verbrauchsmaterialverwaltung