Reception & Office Services Specialist (m/w/d)

Über die Position

Als Reception & Office Services Specialist sind Sie die erste Anlaufstelle für nationale und internationale Gäste, Mandanten und Dienstleister in einer renommierten Wirtschaftskanzlei im Herzen Frankfurts. Sie sorgen für einen professionellen und herzlichen Empfang sowie für reibungslose Büroabläufe.

Hauptaufgaben

• Empfang und Betreuung von Gästen, Mandanten und Lieferanten
• Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Telefonate in Deutsch und Englisch
• Koordination von Konferenzräumen, Catering und technischer Ausstattung für Meetings
• Organisation und Begleitung interner sowie externer Veranstaltungen
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Eigenständige Buchung von Bahn-, Hotel- und Reiseleistungen
• Verwaltung von Gästeparkplätzen, Zugangskarten und Limousinenservices inkl. Rechnungsprüfung
• Pflege administrativer Übersichten, Listen und Daten
• Betreuung von Rahmenverträgen mit Hotels, Eventlocations und Dienstleistern

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z. B. gehobene Hotellerie)
• Erste Berufserfahrung im internationalen Umfeld, idealerweise in einer Wirtschaftskanzlei, Unternehmensberatung oder im Bankensektor
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Serviceorientierung und hohes Organisationsgeschick
• Strukturierte, verantwortungsbewusste und zuverlässige Arbeitsweise
• Souveränes, professionelles Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen

Erforderliche Kenntnisse

• Kenntnisse im Empfangs- und Office‑Management
• Erfahrung mit der Organisation von Meetings, Events und Reisebuchungen
• Umgang mit administrativen Systemen und Datenpflege

Was wir bieten

• Ein anspruchsvolles Arbeitsumfeld in einer internationalen Wirtschaftskanzlei
• Unbefristete Anstellung mit attraktiven Entwicklungsmöglichkeiten
• Zentrale Lage im Frankfurter Stadtzentrum