Senior Executive Assistant & Teamlead

Über die Position

Für unseren Managing Director DACH suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Senior Executive Assistant, der/die zusätzlich die Leitung unseres Executive Assistant Teams übernimmt. Die Rolle geht weit über klassische Assistenzaufgaben hinaus und erfordert ein hohes Maß an Eigeninitiative, Strukturierung und strategischem Denken.

Hauptaufgaben

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts, insbesondere ein komplexes, hochdynamisches Terminmanagement.
• Zentrale Schnittstelle: eigenständiges Filtern, Priorisieren und Bearbeiten eingehender Themen.
• Inhaltliche Vorbereitung von Terminen und Sicherstellung fundierter Entscheidungsgrundlagen.
• Organisation, Moderation und Dokumentation von Management‑Meetings (Deutsch/Englisch) sowie konsequente Nachverfolgung von Entscheidungen.
• Vorbereitung und Durchführung zentraler Formate wie All‑Hands‑ oder Leadership‑Meetings inklusive Agenda‑ und Unterlagenerstellung.
• Erstellung von Analysen, Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung.
• Eigenständige Projektleitung und bereichsübergreifende Steuerung von Themen.
• Verantwortung für interne Kommunikation im Namen der Geschäftsführung.
• Planung und Steuerung von Budgets sowie administrativen Prozessen.
• Operative Schnittstelle zum Workplace Operations & Events Team.

Anforderungsprofil

• Mindestens 8 Jahre Erfahrung in der C‑Level‑Assistenz, idealerweise in einem vertriebsorientierten oder hochdynamischen Umfeld.
• Mehrjährige disziplinarische Führungserfahrung und Fähigkeit, Teams zu motivieren und Prozesse effizient zu koordinieren.
• Abgeschlossenes Studium (Master/Diplom) mit tiefgreifendem Verständnis wirtschaftlicher Zusammenhänge.
• Deutsch auf C2‑Niveau und verhandlungssichere Englischkenntnisse (mindestens B2).
• Ausgeprägte digitale Kompetenz, insbesondere sicherer Umgang mit MS Office.

Erforderliche Kenntnisse

• MS Outlook
• PowerPoint
• Excel