Executive Assistant (m/w/d)

Über die Position

Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützen Sie die Führungskräfte im Bereich Technische Gebäudeausrüstung von Buro Happold in einem internationalen und dynamischen Umfeld. Sie sorgen für reibungslose Abläufe, koordinieren Termine und Reisen und stellen sicher, dass alle geschäftsrelevanten Informationen strukturiert bereitstehen.

Hauptaufgaben

• Eigenständige Verwaltung von Kalendern, Meetings und Prioritäten der Führungskräfte.
• Organisation nationaler und internationaler Reisen inklusive kurzfristiger Änderungen und Reisekostenabrechnung.
• Zentrale Ansprechperson für interne Teams, Kund*innen und externe Partner; Sicherstellung eines verlässlichen Informationsflusses über mehrere Standorte.
• Erstellung, Überarbeitung und inhaltliche Vorbereitung von Präsentationen, Briefings und anderen Unterlagen.
• Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben, z. B. Datenpflege in Deltek, Pflege von SharePoint‑Strukturen und Vertragsmanagement.
• Proaktive Identifikation von Engpässen und eigenständiges Setzen von Prioritäten zur Optimierung von Arbeitsabläufen.

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Partner Assistant oder in einer vergleichbaren Position.
• Ausgeprägte Organisations‑ und Kommunikationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Selbstständigkeit.
• Sicherer Umgang mit internationalen Reiseplanungen und Terminmanagement.
• Erfahrung im Umgang mit mehreren Standorten und interdisziplinären Teams.

Erforderliche Kenntnisse

• Praxis im Umgang mit Deltek für Datenpflege.
• Erfahrung mit SharePoint‑Strukturen und Dokumentenmanagement.

Was wir bieten

• Ein inspirierendes Arbeitsumfeld in einem global tätigen Ingenieurunternehmen.
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein starkes Netzwerk.
• Ein Team, das Professionalität mit Herzlichkeit verbindet.