Executive Assistant (m/w/d)

Über die Position

Als Executive Assistant unterstützt du unsere beiden Geschäftsführer in einem dynamischen Umfeld, das von Geschwindigkeit, Wachstum und stetiger Veränderung geprägt ist. Du sorgst dafür, dass Prioritäten klar bleiben, Informationen zur richtigen Zeit verfügbar sind und komplexe Abläufe reibungslos funktionieren.

Hauptaufgaben

• Proaktive Steuerung und Priorisierung der Kalender beider Geschäftsführer
• Organisation und Koordination interner sowie externer Termine und Meetings
• Vorbereitung von Briefings, Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen und Management‑Unterlagen
• Steuerung der internen und externen Kommunikation im Auftrag der Geschäftsführung
• Planung und Organisation nationaler sowie internationaler Geschäftsreisen
• Nachverfolgung von Aufgaben, Deadlines und strategischen Prioritäten
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen
• Recherche zu Markt‑, Wettbewerbs‑ und Unternehmensthemen
• Organisation und Koordination ausgewählter privater Angelegenheiten der Geschäftsführer
• Enge Zusammenarbeit mit internen Teams, externen Partnern und Dienstleistern

Anforderungsprofil

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position
• Außergewöhnliches Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu steuern
• Hohe Eigeninitiative, Verlässlichkeit und absolute Diskretion
• Vorausschauende Arbeitsweise mit starkem Gespür für Prioritäten und Zusammenhänge
• Ruhiges, strukturiertes und lösungsorientiertes Handeln in dynamischen Situationen
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten auf allen Hierarchieebenen
• Hohe Flexibilität und Bereitschaft, sich an ein schnelllebiges Umfeld anzupassen
• Verständnis, dass unternehmerischer Erfolg nicht immer innerhalb klassischer Arbeitszeiten entsteht
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Erforderliche Kenntnisse

• MS Office (Outlook, PowerPoint, Excel)
• Notion, Asana oder vergleichbare Projekt‑ und Kollaborationstools (von Vorteil)

Was wir bieten

• Unbefristete Festanstellung
• 31 Urlaubstage
• Apple Equipment (MacBook, iPhone)
• Dreimal pro Woche bezahltes Team‑Mittagessen
• Monatliche Sachzuwendungen nach Wahl (z. B. FitX‑Abo oder Probonio)
• Corporate Benefits und Rabatte
• Manikür‑Optionen