Office Manager:in / Team Assistant (m/w/d) – Teilzeit

Über die Position

Wir suchen eine strukturierte und kommunikationsstarke Persönlichkeit, die unser Office in Hallbergmoos unterstützt und administrative Prozesse effizient gestaltet. In dieser Teilzeitrolle (50‑75 %) tragen Sie maßgeblich dazu bei, dass unser Team optimal arbeiten kann.

Hauptaufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung des gesamten Teams
• Planung und Organisation von Dienstreisen sowie Prüfung und Vorbereitung von Reisekostenabrechnungen
• Interne und externe Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Office Management: Büroorganisation, Postbearbeitung, Ablage und Dokumentation
• Koordination externer Dienstleister für Büro‑ und Laborumfeld
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und Verbrauchsgütern
• Unterstützung bei internen Meetings, Team‑Events und externen Veranstaltungen
• Administrative Unterstützung in Projekten und internen Prozessen
• Zuarbeit in Buchhaltung, Versicherungen, Vertrags‑ und Dokumentenmanagement
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung interner Strukturen und Abläufe

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vergleichbarer Abschluss oder relevante Praxiserfahrung
• Berufserfahrung im Office Management, Assistenz oder Administration
• Idealerweise Erfahrung mit Reisekostenabrechnungen, vorbereitender Buchhaltung oder HR‑nahen Prozessen
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Eigenständige, sorgfältige Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Hohe Serviceorientierung, Zuverlässigkeit und Kommunikationsstärke

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools

Was wir bieten

• Vielseitige Rolle mit echter Gestaltungsfreiheit in einem innovativen Biotech‑Start‑up
• Teilzeitstelle mit flexiblen Arbeitszeiten (50‑75 %)
• Modernen Arbeitsplatz vor Ort in Hallbergmoos
• Motiviertes, wissenschaftlich starkes und kollegiales Team
• Kurze Entscheidungswege, offene Kommunikation und Raum für Eigeninitiative
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung