Office Operations Manager (m/w/d)

Über die Position

Als Office Operations Manager bist du die zentrale Anlaufstelle in unserem Headquarter in Düsseldorf. Du sorgst dafür, dass der Büroalltag reibungslos läuft und Besucher*innen sich jederzeit willkommen fühlen.

Hauptaufgaben

• Empfang und erste Kontaktperson für Kolleg*innen, Dienstleister, Bewerber*innen und Gäste – persönlich, telefonisch und per E‑Mail.
• Koordination interner Abläufe und externer Dienstleister, um den täglichen Bürobetrieb sicherzustellen.
• Verwaltung von Bestellprozessen, Lagerchecks, MHD‑Kontrollen und Sonderbestellungen.
• Nachverfolgung von Instandhaltungs‑ und Optimierungsthemen über die interne App.
• Gewährleistung von Ordnung, Sauberkeit und einer angenehmen Arbeitsatmosphäre.
• Bearbeitung von Anfragen im Ticketsystem und Schnittstellenfunktion für interne Themen.
• Unterstützung der Inhouse‑Event‑Abteilung bei Vorbereitung und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen.

Anforderungsprofil

• Erfahrung im Empfangs‑ oder Front‑Office‑Bereich.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Freundliches Auftreten, strukturierte Arbeitsweise und Hands‑on‑Mentalität.
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erste Erfahrungen im Bereich Office Operations oder Bestellprozesse sind von Vorteil.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, insbesondere MS Office 365 und MS Teams.
• Umgang mit Ticket‑ und internen Management‑Systemen.