Sekretär*in im Büro der Bürgermeisterin

Über die Position

Im Büro der Bürgermeisterin Buchheit unterstützen Sie die Verwaltung des Dezernats II an der Schnittstelle zwischen lokaler Politik und Stadtverwaltung. Die Tätigkeit ist abwechslungsreich, verantwortungsvoll und bietet direkten Einblick in kommunale Entscheidungsprozesse.

Hauptaufgaben

• Steuerung des Empfangsmanagements der Bürgermeisterin und des Dezernatsbüros.
• Bearbeitung der schriftlichen Korrespondenz und Vorbereitung von Sitzungs‑ und Besprechungsunterlagen.
• Durchführung von Sekretariats‑ und Verwaltungsaufgaben wie Rechnungsbearbeitung, Organisation von Dienstreisen und Beschaffung von Arbeitsmaterialien.
• Unterstützung bei Planung, Koordination und Umsetzung von Projekten und regelmäßigen Besprechungen.
• Vertretungsweise Kalenderführung, Terminkoordination und Abstimmung mit allen Beteiligten.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs‑, kaufmännischen oder rechtlichen Bereich bzw. vergleichbare Qualifikation oder ein abgeschlossenes Studium.
• Idealerweise Berufserfahrung im Sekretariatsbereich.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, vernetztes Denken und strukturierte Arbeitsweise.
• Hohe Kommunikations‑ und Serviceorientierung sowie Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft‑Office‑Anwendungen.
• Erfahrung mit digitalen Kommunikations‑ und Kollaborationstools.

Was wir bieten

• Unbefristete Anstellung in Voll‑ oder Teilzeit.
• Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD.