Office Manager (m/w/d)

Über die Position

Wir suchen für die Medialine Communications GmbH einen erfahrenen Office Manager (m/w/d), der die Büroorganisation in Berlin verantwortet und aktiv zur Weiterentwicklung unserer Workplace‑Prozesse beiträgt.

Hauptaufgaben

• Leitung und Optimierung der Office‑Management‑Prozesse sowie Koordination des täglichen Office‑Betriebs.
• Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und des Managements.
• Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management (Arbeitsplatzorganisation, Sauberkeit, Meetingraum‑Koordination, Hausverwaltung, Wartungs‑ und Reparatur‑Abwicklung, Inventarverwaltung).
• Steuerung externer Dienstleister, Budgetverwaltung, Beschaffung von Büromaterialien, Vertrags‑ und Preisverhandlungen sowie Rechnungsprüfung.
• Organisation von Dienst‑ und Geschäftsreisen für Sales‑Mitarbeitende und die Geschäftsführung inklusive Reisekostenfreigabe.
• Verantwortung für die Firmenwagen‑Organisation von Angebotseinholung bis Leasingverwaltung.
• Zentrale Ansprechperson für officebezogene Themen, Mitgestaltung der Employee Experience und Unterstützung beim Onboarding in Zusammenarbeit mit HR.
• Unterstützung bei der Planung von Firmenveranstaltungen und bei Management‑ und Qualitätsanforderungen (Dokumentation, ISO‑Zertifizierungen).

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office‑ oder Workplace‑Management, idealerweise in einem dynamischen Unternehmensumfeld.
• Hohe Eigenständigkeit, strukturierter Arbeitsstil und ausgeprägte Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme.
• Verhandlungsgeschick gegenüber Hausverwaltungen, Leasinggesellschaften und externen Dienstleistern.

Erforderliche Kenntnisse

• Kenntnisse im Facility Management, Budget‑ und Vertragsverwaltung.
• Erfahrung in der Organisation von Geschäftsreisen und Firmenwagen‑Leasing.
• Vertrautheit mit Office‑Software und gängigen Verwaltungsprozessen.