Senior Assistenz der Geschäftsführung & Teamlead (m/w/d)

Über die Position

Für unseren Managing Director DACH suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene Senior Executive Assistant, die neben der direkten Unterstützung der Geschäftsführung auch die Leitung unseres Executive Assistant Teams übernimmt. Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Eigeninitiative, strukturiertem Arbeiten und strategischem Denken.

Hauptaufgaben

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts, insbesondere komplexes Terminmanagement
• Zentrale Schnittstelle: Filtern, Priorisieren und Bearbeiten eingehender Themen
• Inhaltliche Vorbereitung von Terminen zur Sicherstellung fundierter Entscheidungsprozesse
• Organisation, Moderation und Dokumentation von Management‑Meetings (DE/EN) inkl. Nachverfolgung von Beschlüssen
• Vorbereitung und Durchführung zentraler Formate wie All‑Hands und Leadership Meetings
• Erstellung von Analysen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung
• Eigenständige Übernahme von bereichsübergreifenden Projekten
• Interne Kommunikation im Namen der Geschäftsführung
• Planung und Steuerung von Budgets sowie administrativen Prozessen
• Fachliche Schnittstelle zum Workplace Operations & Events Team
• Teamleitung des Executive Assistant Teams (3 Mitarbeitende) mit Verantwortung für die Assistenz von 10+ Senior Managern und Geschäftsführern

Anforderungsprofil

• Mindestens acht Jahre Berufserfahrung als Assistenz auf Geschäftsführungsebene, idealerweise in einem dynamischen, vertriebsorientierten Umfeld
• Mehrjährige Führungserfahrung mit disziplinarischer Personalverantwortung
• Abgeschlossenes Studium (Master oder Diplom)
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse (C2) und verhandlungssichere Englischkenntnisse (mind. B2)
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

Erforderliche Kenntnisse

• Versierter Umgang mit MS‑Office, insbesondere Outlook (komplexes Kalendermanagement)
• Erfahrung mit digitalen Collaboration‑Tools wie Teams und SharePoint
• Fundierte Kenntnisse in Excel und PowerPoint

Was wir bieten

• Arbeit in einem internationalen Unternehmen mit rund 4.000 Mitarbeitenden
• Einflussreiche Position mit hoher Verantwortung und Gestaltungsspielraum
• Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Online‑Jobplattform‑Umfeld