Executive Assistant (m/w/d)

Über die Position

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft unterstützt und die internen Prozesse strukturiert steuert. Die Position kombiniert klassische Assistenzaufgaben mit Backoffice‑Management und unterstützt das Speaker‑ und Eventumfeld.

Hauptaufgaben

• Unterstützung der CEO im operativen Tagesgeschäft
• Management von E‑Mails, Dokumenten und internen Prozessen
• Koordination von Terminen, Reisen sowie administrativen Abläufen
• Mitarbeit im Office‑ und Operations‑Management inkl. vorbereitender Buchhaltung
• Pflege und Strukturierung von Informationen, Abläufen und Kommunikationsprozessen
• Unterstützung bei der inhaltlichen Vorbereitung von Vorträgen, Präsentationen und Briefings
• Mitwirkung in intensiven Projekt‑ und Eventphasen rund um Konferenzen
• Unterstützung im Speaker‑ und Stakeholder‑Management
• Enge Zusammenarbeit mit den Teams für Event, Kommunikation und Management

Anforderungsprofil

• Erfahrung als Executive Assistant, CEO Assistant, Office Manager:in oder in vergleichbaren Rollen
• Strukturierte, gewissenhafte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und hohe Eigenverantwortung
• Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten
• Fähigkeit, mehrere Themen und Prioritäten gleichzeitig zu steuern
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und Serviceorientierung
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse
• Hands‑on‑Mentalität und Freude daran, Prozesse im Hintergrund zu koordinieren

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Interesse an Event‑, Speaker‑ und Projektmanagement

Was wir bieten

• Ein starkes, motiviertes Team mit Start‑up‑Mentalität und flachen Hierarchien
• Arbeit an hochkarätigen Events mit C‑Level‑Teilnehmenden
• Moderner Arbeitsplatz im Herzen von München mit Home‑Office‑Möglichkeit
• Direkter Einblick in Strategie, Kommunikation und Eventmanagement
• Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten und Eigenverantwortung