Executive Assistant to the Founder

Über die Position

Wir suchen eine außergewöhnlich gut organisierte Persönlichkeit, die als Executive Assistant direkt mit den Inhabern der Piccola Ma Carina Development GmbH zusammenarbeitet und dafür sorgt, dass Projekte, Termine und wichtige Themen zuverlässig vorankommen.

Hauptaufgaben

• Steuerung und Koordination der Kalender der Inhaber sowie Organisation von Geschäftsreisen, Hotels, Restaurants und Veranstaltungen.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Unterlagen für Investoren-, Bank- und Geschäftspartnertermine.
• Projektkoordination inklusive Vor- und Nachbereitung von Projektbesprechungen, Pflege von Aufgaben‑ und Maßnahmenlisten sowie Dokumentation von Entscheidungen und Fristen.
• Koordination zwischen Projektleitung, Planern, Fachplanern und Beratern.
• Pflege und Weiterentwicklung des CRM‑Systems, Nachverfolgung von Interessenten und Unterstützung von Vertriebs‑ und Marketingaktivitäten.
• Unterstützung bei Recruiting‑Prozessen und Optimierung interner sowie digitaler Abläufe.

Anforderungsprofil

• Extrem strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig im Blick zu behalten.
• Proaktives Handeln, vorausschauendes Denken und Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
• Verbindliche und lösungsorientierte Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Keine spezifische Erfahrung in der Immobilienentwicklung erforderlich.

Erforderliche Kenntnisse

• Umgang mit gängigen Office‑Anwendungen (z. B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationssoftware).
• Erfahrung im Umgang mit CRM‑Systemen von Vorteil.