Office Manager

Über die Position

Wir suchen einen Office Manager (m/w/d) zur Organisation und Koordination aller Büroabläufe sowie zur Betreuung unserer B2B- und D2C‑Kunden im Customer Service. Sie arbeiten eng mit den Bereichen Vertrieb, Produktion und Buchhaltung zusammen und tragen maßgeblich zur Optimierung unserer internen Prozesse bei.

Hauptaufgaben

• Organisation und Koordination sämtlicher Büroabläufe sowie allgemeine administrative Tätigkeiten
• Betreuung unserer B2B‑ und D2C‑Kunden per Telefon, E‑Mail und über unsere Onlineshop‑Plattformen
• Pflege und Aktualisierung von Kundendatenbanken sowie Stammdatenpflege im Warenwirtschaftssystem JTL
• Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen und Gutschriften
• Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung (Dateneingabe, Rechnungsabgleich, Belegprüfung)
• Bearbeitung von Kundenanfragen, Reklamationen und Bestellungen – inklusive proaktiver Problemlösung
• Unterstützung bei der Optimierung interner Prozesse und digitaler Workflows

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekauffrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Büromanagement, Kundenservice oder einer ähnlichen Position
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Liebe zum Detail
• Hohe Kundenorientierung und Kommunikationsstärke
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1), gute Englischkenntnisse

Erforderliche Kenntnisse

• Kenntnisse im Warenwirtschaftssystem JTL (JTL‑Wawi, JTL‑WMS)
• Erfahrung mit E‑Commerce‑Plattformen und Onlineshop‑Systemen
• Interesse an digitalen Prozessen, Automatisierung und neuen Technologien
• Erfahrung mit gängigen Office‑Tools (MS Office, Google Workspace) und idealerweise CRM‑Systemen

Was wir bieten

• Sicherer Arbeitsplatz in einem etablierten und wachsenden Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen
• Freundliches, motiviertes Team auf Augenhöhe
• Flexible Arbeitszeiten (Vollzeit, [XX] Stunden/Woche)
• Attraktive Vergütung (34.000–38.000 € brutto/Jahr)
• Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung (Schulungen, Workshops)
• Modernes Arbeitsumfeld mit Raum für eigene Ideen und Gestaltungsspielraum