Office & Team Assistant (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Std./Woche)

Über die Position

Als Office & Team Assistant unterstützen Sie die Geschäftsführung und das Team der Nayoki GmbH in München bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben. In einer Teilzeitstelle (25‑30 Std./Woche) sorgen Sie für einen reibungslosen Büroalltag und tragen zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei.

Hauptaufgaben

• Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und externen Partnern sowie telefonische Erstansprechpartner:in.
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Kalenderpflege, Termin‑ und Reiseorganisation sowie administrativen Assistenzaufgaben.
• Sicherstellung des Office‑Alltags inkl. Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Einrichtung neuer Arbeitsplätze, Bestellwesen und Postbearbeitung.
• Planung, Organisation und Nachbereitung von internen und externen Veranstaltungen, Workshops, Kongressen, Messeauftritten und Events.
• Koordination externer Dienstleister in den Bereichen Facility‑, Fuhrpark‑, Vertrags‑ und Versicherungsmanagement.
• Übernahme von Aufgaben in Betriebsmedizin, Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz sowie Funktion als Sicherheitsbeauftragte:r.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Teamassistenz, Eventmanagement oder Hotellerie/Tourismus.
• Organisationsstärke, Serviceorientierung und selbstständige, strukturierte Arbeitsweise.
• Hohe Eigeninitiative, Flexibilität, Hands‑on‑Mentalität und Verantwortungsbewusstsein.
• Vertrauenswürdiges, professionelles Auftreten und ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten.
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse.

Erforderliche Kenntnisse

• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen digitalen Tools.

Was wir bieten

• Abwechslungsreiche Teilzeitposition (25‑30 Std./Woche) in einem dynamischen Umfeld mit flachen Hierarchien.
• Gestaltungsspielraum und Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen.
• Regelmäßige Präsenz im Office an fünf Tagen pro Woche mit gelegentlicher Home‑Office‑Option nach Absprache.