Executive Assistant & Office Manager

Über die Position

Wir suchen eine hochmotivierte Executive Assistant & Office Managerin (m/w/d), die das Management von AICONIQ.io im operativen Tagesgeschäft unterstützt und aktiv am schnellen Wachstum unseres AI‑Startups mitwirkt.

Hauptaufgaben

• Unterstützung des Founders und des Managements im operativen Tagesgeschäft
• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und Events
• Interne Kommunikation mit Teams, Partnern und externen Stakeholdern
• Unterstützung bei Investor‑, Kunden‑ und Partnerkommunikation
• Optimierung und Aufbau effizienter Back‑Office‑ und Office‑Prozesse
• Mitwirkung bei Finance‑, Vertrags‑ und administrativen Prozessen
• Erstellung von Präsentationen, Unterlagen und Dokumentationen
• Vorbereitung von Events und Konferenzen
• Koordination externer Dienstleister und Partner
• Mitgestaltung einer skalierbaren Startup‑Organisation
• Unterstützung bei Sonderprojekten rund um KI, Wachstum und Internationalisierung

Anforderungsprofil

• Hohe Eigenmotivation und ausgeprägtes Hands‑on‑Mindset
• Lust auf Startup‑Speed, Verantwortung und Wachstum
• Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise
• Organisationstalent und starke Kommunikationsfähigkeiten
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und modernen Arbeitsweisen
• Idealerweise erste Erfahrung als Executive Assistant, Office Managerin oder Projektkoordinatorin
• Interesse an KI, Technologie und Innovation
• Diskretion, Verlässlichkeit und hohe Professionalität
• Wünschenswert: Erfahrung im Bereich Investor Relations oder Kapitalmarktkommunikation

Erforderliche Kenntnisse

• Umgang mit gängigen Office‑ und Collaboration‑Tools (z. B. MS Office, Google Workspace)
• Grundlagen der Finanz‑ und Vertragsabwicklung im Startup‑Umfeld

Was wir bieten

• Mitarbeit an einem der spannendsten AI‑Unternehmen Europas
• Direkte Zusammenarbeit mit erfahrenen Unternehmern und AI‑Experten
• Umfeld mit hoher Lernkurve und viel Gestaltungsspielraum
• Einblicke in den Aufbau eines AI‑Scale‑Ups bis zur IPO‑Readiness
• Flexible Arbeitsmodelle mit Home‑Office‑Möglichkeiten und echter Zusammenarbeit vor Ort